Términos y Condiciones 

Consideramos importante que conozca los términos y condiciones que rigen nuestro sitio web www.ainkarim.co y que esté al tanto de los derechos y obligaciones que nos vinculan. 

Al aceptar los términos y condiciones al momento de comprar o al suscribirse como usuario, queda declarado por parte del visitante o comprador, que está de acuerdo y conoce lo que a continuación se explica: 

1. OBJETO Y GENERALIDADES 

En este espacio, se plantean los lineamientos que regulan el uso del sitio Web www.ainkarim.co (en adelante “PAGINA WEB”), de la que Viñedo AIN KARIM S.A (de ahora en adelante EL VIÑEDO) con NIT 860010706-4 y domicilio principal en Calle 127 # 13a -32 Piso 4 Edificio de desarrollo Bogotá́ 

A través de su sitio www.ainkarim.co EL VIÑEDO proporciona información acerca de sus productos y ofrece la posibilidad de su adquisición. Debido al contenido y la finalidad de la página web, las personas que quieran beneficiarse de sus servicios deben contar con la condición de “Cliente”, la cual adquiere completando el formulario de registro ya sea como usuario o comprador, y siguiendo los pasos que EL VIÑEDO posteriormente comunica a través de email. La condición de Cliente supone la adhesión a las Condiciones de Uso en la versión publicada en el momento en que se acceda a la página web. 

En cualquier caso, existen pestanas de la página web accesibles a personas naturales o jurídicas que no lleguen a registrarse ni inicien una compra de producto (en adelante, “Usuarios”). En este sentido, los Usuarios que accedan a estas partes de la página web aceptan quedar sometidos a los términos y condiciones recogidos en estas Condiciones Generales, en la medida que ello les pueda ser de aplicación. 

EL VIÑEDO AIN KARIM quiere hacer saber a sus Clientes y Usuarios que se dirige exclusivamente a un público mayor de 18 años y que el territorio en el que acepta y distribuye pedidos es el comprendido en los departamentos de Boyacá y Cundinamarca (En adelante, el “Territorio”). EL VIÑEDO no realiza envíos de pedidos al extranjero ni a territorios diferentes a los antes mencionadas. Si un usuario estuviera interesado en recibir algún artículo fuera del territorio mencionado debería contactar con EL VIÑEDO a través del formulario o teléfono, se recibe la solicitud y le informaríamos al respecto. 

2. CONTACTO: 

Para cualquier tipo de duda, consulta o sugerencia, puede enviarnos sus comentarios por email a: [email protected] o por vía telefónica 3175182746 también puede dirigirse directamente a nuestras instalaciones en la ciudad de Bogotá́: calle 127# 13a-32 piso 4 edificio de desarrollo. 

3. TIENDA VIRTUAL VIÑEDO AIN KARIM 

3.1 INFORMACION SOBRE PRODUCTO 

Las descripciones expuestas en la página web se realizan con base en la referencia de los vinos y en información de los productos proporcionada por los proveedores del viñedo AIN KARIM, No obstante, la información dada sobre cada producto, así́ como las fotografías o videos relativos a los mismos y los nombres, marcas o signos distintivos de cualquier clase contenidos en la página web del VIÑEDO, son expuestos en www.ainkarim.co a modo orientativo. 

3.2 PRECIOS 

Todos los precios de los productos que se indican a través de la página web incluyen el IVA y los demás impuestos que pudiera corresponder. 

Los precios de www.ainkarim.co son únicos y exclusivos. Los cuales pueden ser modificados sin previo aviso. Se tienen estrategias comerciales únicas diseñadas para este canal, sin embargo, se pueden tener promociones vigentes que apliquen para este y más canales de venta. 

3.3 DISPONIBILIDAD 

EL VIÑEDO informa al Cliente que el número de unidades disponibles se mantiene actualizado según las existencias en la tienda virtual. En ningún caso EL VIÑEDO pondrá́ a la venta de forma intencionada más unidades de las que disponga. 

Para el supuesto en que el producto no esté disponible después de haberse realizado el pedido, el Cliente será́ informado vía email de la anulación total o parcial de este. La anulación parcial del pedido debido a falta de disponibilidad no da derecho a la anulación de la totalidad del pedido. Si a raíz de esta anulación el cliente quiere devolver el producto entregado deberá́ seguir lo estipulado en el apartado Devolución. 

3.4 PAGO 

El Cliente se compromete a pagar en el momento que realiza el pedido. El ticket o comprobante de compra que corresponde al pedido, será́ enviado al correo electrónico suministrado al momento de registro en la página web del Viñedo Ain Karim 

El Cliente deberá́ abonar el importe correspondiente a su pedido mediante pago a través de la pasarela de pagos PayU con sus protocolos de seguridad. 

El Cliente deberá́ notificar a EL VIÑEDO cualquier cargo indebido o fraudulento en la tarjeta utilizada para las compras, mediante email a [email protected] o vía telefónica 3175182746, en el menor plazo de posible para que EL VIÑEDO pueda realizar las gestiones oportunas. 

3.5 FORMALIZACION DE PEDIDOS 

Una vez formalizado el pedido, es decir, con la aceptación de las Condiciones de Uso y la confirmación del proceso de compra, EL VIÑEDO enviará un email al CLIENTE confirmando los detalles de la compra realizada. 

3.6 PLAZOS, LUGAR DE ENTREGA Y EXTRAVIOS 

Entrega del producto 

EL VIÑEDO se compromete a entregar el producto a la transportadora en perfecto estado, la transportadora entregará en la dirección que el Cliente señale en el formulario de pedido, que luego será́ nuestra base de datos, y que en todo caso deberá́ estar comprendida dentro del Territorio. Con el fin de optimizar la entrega, agradecemos al Cliente que indique una dirección en la cual el pedido pueda ser entregado dentro del horario laboral habitual lunes a viernes de 8:30 a.m. a 17:30 p.m. 

EL VIÑEDO no será́ responsable por los errores causados en la entrega cuando la dirección de entrega dada por el Cliente en el formulario de pedido no se ajuste a la realidad o hayan sido omitidos. 

EL VIÑEDO informa al Cliente que es posible que un mismo pedido se divida en varias entregas. 

Plazo de Entrega 

Los envíos se realizan a través de una empresa de mensajería. El pedido realizado por usted le será́ entregado en un plazo máximo de 4 días hábiles o dependiendo la distancia a la que se encuentre la dirección de entrega de la bodega en villa de Leyva, entre más lejos de encuentre existe posibilidad de más demora. 

Estos plazos son medios, y por tanto una estimación. Por ello, es posible que varíen por razones logística o de fuerza mayor. En casos de retrasos en las entregas, EL VIÑEDO informará a sus clientes en cuanto tenga conocimiento de ellos. 

Cada entrega se considera efectuada a partir del momento en el cual la empresa de transportes pone el producto a disposición del Cliente, que se materializa a través del sistema de control utilizado por la compañía de transportes. 

No se considerarán retrasos en la entrega aquellos casos en los que el pedido haya sido puesto a disposición del Cliente por parte de la compañía de transporte dentro del plazo acordado y no haya podido ser entregado por causa aplicable al Cliente. 

Una vez que el pedido salga de nuestras tiendas, se le enviará un e-mail o se realizará una llamada notificándole que su pedido ha sido aceptado y está siendo enviado. 

Por motivos de seguridad, EL VIÑEDO no enviará ningún pedido a apartados de correos ni bases militares, ni aceptará ningún pedido cuando no sea posible identificar al destinatario del pedido y su dirección. 

III. Datos de Entrega, Entregas no realizadas y Extravió 

EL VIÑEDO no se hace responsable por entregar productos en direcciones erradas, siempre y cuando esta sea la dirección que el cliente notificó en el formulario de compra. 

Por capacidad logística, solo contamos con un único intento de entrega del pedido, si al visitar la dirección, la persona no se encuentra o no se logra establecer un contacto efectivo para realizar la entrega del pedido, este será́ devuelto al viñedo y posteriormente nos comunicaremos con el comprador para concertar una entrega adicional que tendrá́ costo o la recogida en algún lugar acordado por ambas partes. 

Diligencia en la entrega 

El Cliente deberá́ comprobar el buen estado del paquete ante el transportista que, por cuenta de EL VIÑEDO, realice la entrega del producto solicitado, indicando en el tiquete de entrega cualquier anomalía que pudiera detectar en el embalaje. Si, posteriormente, una vez revisado el producto, el Cliente detectase cualquier incidencia como golpe, rotura, indicios de haber sido abierto o cualquier desperfecto causado en esté por el envío, esté se compromete a comunicarlo a EL VIÑEDO vía email en el menor plazo de tiempo posible, antes de las siguientes 24 horas desde la entrega. A partir de ese momento no se atenderán incidencias por ese tipo (únicamente piezas en garantía). 

3.7 DEVOLUCION 

Procedimiento de devolución 

Todos los productos comprados en EL VIÑEDO podrán ser devueltos y reembolsados, siempre que el Cliente comunique a EL VIÑEDO su intención de devolver el/los producto/s adquirido/s dentro de un plazo máximo de hasta 5 días laborables contados desde la fecha de entrega y que se cumplan el resto de las condiciones establecidas en este apartado: 

El producto debe estar en el mismo estado en que se entregó́ y deberá́ conservar su embalaje, etiquetado original y estampilla (ninguno de estos dos puede presentar alteraciones de ningún tipo) 

El envío debe hacerse usando la misma caja en que ha sido recibido para proteger el producto de tal manera que llegue al almacén de EL VIÑEDO con las máximas garantías posibles. 

Debe incluirse una copia de la ficha de entrega dentro del paquete, donde además se marquen los productos devueltos y el motivo de la devolución. 

Con el objetivo de facilitar a los Clientes el proceso de devolución y poder hacer un correcto seguimiento de la misma, EL VIÑEDO establece como único procedimiento de devolución el establecido por EL VIÑEDO. Si el motivo de la devolución es imputable a EL VIÑEDO (el producto es defectuoso, no es el que se había pedido, etc.), el importe de la devolución será́ reembolsado. Si el motivo es otro, el costo de los gastos de devolución será́ a cargo del cliente. 

Para proceder con una devolución, se deben cumplir las siguientes condiciones: 

  • El pedido que se entrego es diferente al pedido que se solicitó́ 
  • El pedido llego en condiciones desfavorables: Roto, rayado, destapado, con defectos de fabrica 
  • El vino tiene aromas desagradables 
  • El vino este picado o Si cumple con las anteriores condiciones debe realizar el siguiente procedimiento: 
  • Informar antes de 5 días calendario desde su recepción que el producto quiere ser devuelto explicando las razones de su devolución. La información deberá́ enviarse vía correo electrónico a [email protected]. 
  • EL VIÑEDO responderá sobre el correo electrónico recibido si es aceptado no la devolución e informará quien será responsable de asumir los costos de traslado. 

Reembolsos al CLIENTE 

La devolución de los productos dará́ lugar a un reembolso igual al costo de los productos devueltos. 

Únicamente en el caso de que el producto entregado sea defectuoso o incorrecto, EL VIÑEDO reembolsará también al Cliente los gastos de envió correspondientes. 

Las devoluciones y las anulaciones parciales darán lugar a reembolsos parciales. 

EL VIÑEDO gestionará la orden de devolución de producto en un plazo de 3 días hábiles desde la confirmación de llegada al almacén del pedido devuelto. 

La aplicación de la devolución en la cuenta la ejecutará directamente la empresa de procesamiento de pagos, en este caso el área contable de EL VIÑEDO según los plazos establecidos en la plataforma para la devolución de pagos. 

Los pagos por la plataforma, serán procesados por EL VIÑEDO directamente y en este caso se solicitará al comprador un certificado de su cuenta bancaria en la que será́ realizado el reembolso. 

La cuenta bancaria debe pertenecer al comprador y no a otra persona. La consignación en la cuenta del comprador se veré́ reflejada máximo 10 días hábiles después del acuerdo de devolución establecido entre el cliente y el comprador de forma explícita. 

 

3.8 GARANTIA DE LOS PRODUCTOS ADQUIRIDOS 

EL VIÑEDO actúa en calidad de fabricante y garantiza que los productos que se presentan a la venta en www.ainkarim.co son estampillados y legales, además están en perfecto estado y no presentan defectos, ni vicios ocultos que puedan hacerlos peligrosos o inadecuados para un uso normal. 

EL VIÑEDO no estará́ obligado a recoger el producto averiado y el Cliente deberá́ dirigirse a EL VIÑEDO quien gestionará y dará́ soluciones a los requerimientos según sea el caso. 

La garantía perderá́ su vigencia en caso de defectos o deterioros causados por factores externos, accidentes y utilización no conforme a las instrucciones del Fabricante. 

La garantía no será́ aplicable a los vicios aparentes y los defectos de conformidad del producto, para los que cualquier reclamación deberá́ ser formulada por el Cliente en cuestión en los 5 días siguientes a la entrega de los productos. La garantía no cubrirá́ los productos dañados por un uso inadecuado. 

3.9 MODIFICACION DE LAS CONDICIONES DE USO 

 

EL VIÑEDO se reserva el derecho de modificar, sin previo aviso, la presentación, configuración, precios y productos publicados en la página, así́ como las presentes Condiciones Generales. Por ello, EL VIÑEDO recomienda al Cliente leerlas atentamente cada vez que acceda al Sitio Web. 

Clientes y Usuarios siempre dispondrán de estas Condiciones de Uso en un sitio visible, libremente accesible para cuantas consultas quiera realizar. En cualquier 

caso, la aceptación de las Condiciones de Uso será́ un paso previo e indispensable a la adquisición de cualquier producto disponible a través del Sitio Web. 

4 RESERVA DE PLANES VIÑEDO AIN KARIM 

INFORMACION SOBRE LAS RESERVAS 

4.1 DISPONIBILIDAD 

La disponibilidad de los planes esta publicada en la página web; los días en que haya cierre programado estará́ oculto el calendario de reservas. Los cuales podrán ser modificados sin previo aviso 

Nuestros planes están sujetos a disponibilidad y modificaciones de acuerdo a la programación diaria. 

Las reservas se realizan única y exclusivamente a través de nuestro sitio web: www.ainkarim.co en la sección de visitas, así́ como el pago de las mismas que debe ser 100% anticipado. 

4.2 RESERVA 

La confirmación de la reserva llegará al correo electrónico inscrito en la página web con algunas recomendaciones para el día de la visita y un código QR el cual será́ el único medio de autorización de entrada. 

4.3 VISITA 

El día de la visita el cliente deberá́ mostrar el código QR suministrado en el correo donde se confirmó́ la reserva. 

El visitante debe llegar 15 minutos antes de la hora estipulada en la reserva, los planes inician puntualmente, Si no se cumple con el horario establecido indicado en la reserva al visitante se le dan 2 opciones: primera opción Se une al grupo en el punto donde va el recorrido de su hora, segunda opción Se debe esperar disponibilidad para realizar el recorrido. 

Si al momento de la llegada el cliente desea modificar el plan lo puede hacer según la disponibilidad únicamente por un plan de mayor valor pagando el valor excedente en la taquilla. 

4.4 REPROGRAMACION DE LA RESERVA 

Si el visitante no puede cumplir con la reserva, debe dar aviso para la reprogramación mínimo el día antes de la reserva, enviando correo electrónico a [email protected] con la fecha de reprogramación de la reserva, la reprogramación estará́ sujeta a la disponibilidad de horarios en la página web, se informa al cliente que el código QR generado en la reserva será el mismo que debe presentar para la reprogramación 

 

4.5 CONDICIONES CLIMATICAS 

En caso de fuerza mayor o caso fortuito antes o durante la visita al viñedo (accidentes, huelgas, asonadas, terremotos, factores climáticos, condiciones de seguridad, factores políticos, asuntos de salubridad, entre otros), o simplemente con el fin de garantizar el éxito del plan, el viñedo Ain Karim podrá́ modificar, reemplazar o cancelar itinerario, lo cual es desde ahora aceptado por el turista al momento de adquirir los servicios y según los términos y condiciones específicos del plan. 

4.6 DEVOLUCION DE DINERO 

Si el visitante no puede cumplir con la reserva, debe dar aviso para la cancelación mínimo con tres (3) días de antelación a la reserva. 

Se hará́ devolución de dinero al cliente por los siguientes motivos: 

  • Por decisión tomada por el cliente. 
  • Por pagos que se realicen doble vez, con verificación previa. 

4.7 PASOS PARA SOLICITAR DEVOLUCION DE DINERO 

4.7.1 El cliente debe diligenciar el formato que se encuentra en el siguiente link: FORMATO DE DEVOLUCION DE DINERO

4.7.2 Enviar el formato diligenciado y documentos anexos si asi lo requierhttps://ainkarim.co/wp-content/uploads/2021/07/FORMATO-DE-DEVOLUCION-DE-DINERO.pdfe al correo [email protected] 

4.7.3 El personal encargado del viñedo procederá a realizar la verificación y devolución de dinero. 

NOTA: Tener en cuenta los tiempos estipulados en el formato de devoluciones 

4.8 VIGENCIA DE LAS RESERVAS 

La vigencia de la reserva inicia a partir del momento en que el cliente realiza la reserva y cuenta con una validez de (sesenta) 60 días calendario, después de este tiempo, el cliente perderá su reserva, y el Viñedo no reembolsará dicho pago.  

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

1. ALCANCE

Esta política de protección de datos personales es aplicable a todas las bases de datos y/o archivos que contengan datos personales que sean objeto de tratamiento por parte de VIÑEDO AIN KARIM S.A.

2. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

VIÑEDO AIN KARIM S.A con domicilio en la Calle 127 No. 13 A -32 Piso 4 de la ciudad de Bogotá D.C, con domicilio en la Calle 127 13ª -32 Piso 4, en la ciudad de Bogotá D.C. Correo electrónico [email protected], teléfono (+571) 2589933.

3. DEFINICIONES

  • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales. 
  • Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales. 
  • Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento. 
  • Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. 
  • Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. En los eventos en que el Responsable no ejerza como Encargado de la Base de Datos, se identificará expresamente quién será el Encargado. 
  • Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los datos. 
  • Términos y Condiciones: marco general en el cual se establecen las condiciones para los participantes de actividades promocionales o afines. 
  • Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento. 
  • Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. 
  • Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país. 
  • Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable. 

4. TRATAMIENTO 

La empresa, actuando en calidad de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, para el adecuado desarrollo de sus actividades comerciales, así como para el fortalecimiento de sus relaciones con terceros, recolecta, almacena, usa, circula y suprime Datos Personales correspondientes a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, trabajadores y familiares de éstos, accionistas, consumidores, clientes, distribuidores, proveedores, acreedores y deudores.

5. FINALIDAD 

Los Datos Personales son objeto de Tratamiento por parte de la empresa con las siguientes finalidades:

5.1. Para el envío de información a sus trabajadores y familiares;

5.2. Para la prestación de los servicios de salud a los familiares de los trabajadores de la empresa beneficiarios del servicio de salud;

5.3. Para el reconocimiento, protección y ejercicio de los derechos de los accionistas de la empresa;

5.4. Para el fortalecimiento de las relaciones con sus consumidores y clientes, mediante el envío de información relevante, la toma de pedidos y la atención de Peticiones, Quejas y Reclamos (PQR’s) por parte del área de servicio al cliente, la evaluación de la calidad de su servicio al cliente y la invitación a eventos organizados o patrocinados por la empresa, entre otros;

5.5. Para la interacción con sus Distribuidores, para la verificación del cumplimiento de los estándares de distribución, de sus obligaciones legales con sus trabajadores y para la invitación a eventos organizados o patrocinados por LA EMPRESA, entre otros.

5.6. Para consolidar un suministro oportuno y de calidad con sus Proveedores, a través de la invitación a participar en procesos de selección, la evaluación del cumplimiento de sus obligaciones y la invitación a eventos organizados o patrocinados por LA EMPRESA, entre otros;

5.7. Para la verificación de saldos de sus acreedores;

5.8. Para la determinación de obligaciones pendientes, la consulta de información financiera e historia crediticia y el reporte a centrales de información de obligaciones incumplidas, respecto de sus deudores;

5.9. Para mejorar, promocionar y desarrollar sus productos y los de sus compañías vinculadas a nivel mundial;

5.10. Para actividades de mercadeo, estadísticas, de investigación y demás propósitos comerciales que no contravengan la legislación vigente en Colombia;

5.11. Para la atención de requerimientos judiciales o administrativos y el cumplimiento de mandatos judiciales o legales;

5.12. Para eventualmente contactar, vía correo electrónico, o por cualquier otro medio, a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, trabajadores y familiares de éstos, accionistas, consumidores, clientes, distribuidores, proveedores, acreedores y deudores, para las finalidades antes mencionadas. 

5.13. Para la seguridad de los visitantes y funcionarios del viñedo, por si ocurre un incidente de inseguridad, se pueda entregar la grabación del evento en formato de video a las autoridades competentes.

6. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES 

Las personas naturales cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento por parte de LA EMPRESA, tienen los siguientes derechos, los cuales pueden ejercer en cualquier momento:

6.1. Conocer los Datos Personales sobre los cuales LA EMPRESA está realizando el Tratamiento. De igual manera, el Titular puede solicitar en cualquier momento, que sus datos sean actualizados o rectificados, por ejemplo, si encuentra que sus datos son parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

6.2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a LA EMPRESA para el Tratamiento de sus Datos Personales.

6.3. Ser informado por LA EMPRESA, previa solicitud, respecto del uso que ésta le ha dado a sus Datos Personales.

6.4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley de Protección de Datos Personales.

6.5. Solicitar a LA EMPRESA la supresión de sus Datos Personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con los procedimientos establecidos en el numeral 11 de esta Política. No obstante, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular de la información tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos y/o Archivos, ni mientras se encuentre vigente la relación entre el Titular y LA EMPRESA, en virtud de la cual fueron recolectados sus datos.

6.6. Acceder de forma gratuita a sus Datos Personales objeto de Tratamiento.

7. ÁREA RESPONSABLE DE LA IMPLEMENTACIÓN Y OBSERVANCIA DE ESTA POLÍTICA 

La Administración de Viñedo Ain Karim S.A. tiene a su cargo la labor de desarrollo, implementación, capacitación y observancia de ésta Política. Para el efecto, todos los funcionarios que realizan el Tratamiento de Datos Personales en las diferentes áreas de LA EMPRESA, están obligados a reportar estas Bases de Datos a la administración y a dar traslado a ésta de manera inmediata, de todas las peticiones, quejas o reclamos que reciban por parte de los Titulares de Datos Personales.

La administración. También ha sido designada por LA EMPRESA como área responsable de la atención de peticiones, consultas, quejas y reclamos ante la cual el Titular de la información podrá ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización.

8. AUTORIZACIÓN 

LA EMPRESA debe solicitar autorización previa, expresa e informada a los Titulares de los Datos Personales sobre los que requiera realizar el Tratamiento.

8.1. Autorización previa significa, que el consentimiento debe ser otorgado por el Titular, a más tardar en el momento de la recolección de los Datos Personales. 

8.2. Autorización expresa quiere decir que el consentimiento del Titular debe ser explícito y concreto, no son válidas las autorizaciones abiertas y no específicas. Se requiere que el Titular manifieste su voluntad de autorizar que LA EMPRESA realice el Tratamiento de sus Datos Personales. 

Esta manifestación de voluntad del Titular puede darse a través de diferentes mecanismos puestos a disposición por LA EMPRESA, tales como:

  • Por escrito, por ejemplo, diligenciando un formato de autorización como el indicado en el anexo 1.
  • De forma oral, por ejemplo, en una conversación telefónica o en videoconferencia.
  • Mediante conductas inequívocas que permitan concluir que otorgó su autorización, por ejemplo, a través de su aceptación expresa a los Términos y Condiciones de una actividad dentro de los cuales se requiera la autorización de los participantes para el Tratamiento de sus Datos Personales.  

IMPORTANTE: En ningún caso LA EMPRESA asimilará el silencio del Titular a una conducta inequívoca.

Cualquiera que sea el mecanismo utilizado por LA EMPRESA, es necesario que la autorización se conserve para poder ser consultada con posterioridad.

8.3. Autorización Informada significa que al momento de solicitar el consentimiento al Titular, debe informársele claramente: 

  • Los Datos Personales que serán recolectados. 
  • La identificación y datos de contacto del Responsable y del Encargado del Tratamiento.
  • Las finalidades específicas del Tratamiento que se pretende realizar, es decir: cómo y para qué se va a hacer la recolección, el uso, la circulación de los Datos Personales.
  • Cuáles son los derechos que tiene como Titular de los Datos Personales; para el efecto ver el numeral 6 de ésta Política.
  • El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando éstas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de niñas, niños y adolescentes.

9. DISPOSICIONES ESPECIALES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NATURALEZA SENSIBLE. 

De acuerdo con la Ley de Protección de Datos Personales, se consideran como datos de naturaleza sensible aquellos que afectan la intimidad o cuyo uso indebido puede generar discriminación, tales como los relacionados con :

  • Origen racial o étnico.
  • Orientación política.
  • Convicciones religiosas / filosóficas.
  • Pertenencia a sindicatos, a organizaciones sociales, a organizaciones de derechos humanos o a partidos políticos.
  • Vida sexual.
  • Datos biométricos (como la huella dactilar, la firma y la foto). 

El Tratamiento de los Datos Personales de naturaleza sensible está prohibido por la ley, salvo que se cuente con autorización expresa, previa e informada del Titular, entre otras excepciones consagradas en el Artículo 6º de la Ley 1581 de 2012.

En este caso, además de cumplir con los requisitos establecidos para la autorización, LA EMPRESA deberá:

  • Informar al Titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.
  • Informar al Titular cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento. 

IMPORTANTE: Ninguna actividad podrá condicionarse a que el Titular suministre Datos Personales sensibles. 

10. DISPOSICIONES ESPECIALES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES 

Según lo dispuesto por el Artículo 7º de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013, LA EMPRESA sólo realizará el Tratamiento, esto es, la recolección, almacenamiento, uso, circulación y/o supresión de Datos Personales correspondientes a niños, niñas y adolescentes, siempre y cuando este Tratamiento responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y asegure el respeto de sus derechos fundamentales. 

Cumplidos los anteriores requisitos, LA EMPRESA deberá obtener la Autorización del representante legal del niño, niña o adolescente, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

11.PROCEDIMIENTO PARA ATENCIÓN Y RESPUESTA A PETICIONES, CONSULTAS, QUEJAS Y RECLAMOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES 

Los Titulares de los Datos Personales que estén siendo recolectados, almacenados, utilizados, puestos en circulación por LA EMPRESA, podrán ejercer en cualquier momento sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización. 

Para el efecto, se seguirá el siguiente procedimiento, de conformidad con la Ley de Protección de Datos Personales:

11.1. ATENCIÓN Y RESPUESTA A PETICIONES Y CONSULTAS: 

¿En qué consiste el trámite?

El Titular o sus causahabientes, podrán solicitar a LA EMPRESA, a través de los medios indicados más adelante:

  • Información sobre los Datos Personales del Titular que son objeto de Tratamiento.
  • Solicitar prueba de la autorización otorgada a LA EMPRESA para el Tratamiento de sus Datos Personales.
  • Información respecto del uso que se le ha dado por LA EMPRESA a sus datos personales. 

Medios habilitados para la presentación de peticiones y consultas:

LA EMPRESA ha dispuesto los siguientes medios para la recepción y atención de peticiones y consultas, todos los cuales permiten conservar prueba de las mismas:

Atención y respuesta por parte de LA EMPRESA:

Las peticiones y consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de las mismas. Cuando no fuere posible atender la petición o consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su petición o consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

11.2. ATENCIÓN Y RESPUESTA A QUEJAS Y RECLAMOS: 

¿En qué consiste el trámite?

El Titular o sus causahabientes, podrán solicitar a LA EMPRESA, a través de una queja o reclamo presentado mediante los canales indicados más adelante:

  • La corrección o actualización de la información.
  • La supresión de sus Datos Personales o la revocatoria de la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos.
  • Que se subsane o corrija el presunto incumplimiento a cualquiera de los deberes contenidos en la Ley de Protección de Datos Personales. 

La solicitud deberá contener la descripción de los hechos que dan lugar a la queja o reclamo, la dirección y datos de contacto del solicitante, y deberá acompañarse de los documentos que se quiera hacer valer. 

Medios habilitados para la presentación de quejas y reclamos:

LA EMPRESA ha dispuesto los siguientes medios para la recepción y atención de quejas y reclamos, todos los cuales permiten conservar prueba de su presentación:

Atención y respuesta por parte de LA EMPRESA:

Si la queja o reclamo se presentan incompletos, LA EMPRESA deberá requerir al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la queja o reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la queja o reclamo. 

En caso de que quien reciba la queja o reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a la administración; en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. 

Una vez recibida la queja o reclamo completo, se incluirá en la Base de Datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que la queja o reclamo sea decidido.

El término máximo para atender la queja o el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la queja o el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su la queja o reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

12. INFORMACIÓN OBTENIDA EN FORMA PASIVA 

Cuando se accesa o utilizan los servicios contenidos dentro de los sitios web de LA EMPRESA, ésta podrá recopilar información en forma pasiva a través de tecnologías para el manejo de la información, tales como “cookies”, a través de los cuales se recolecta información acerca del hardware y el software del equipo, dirección IP, tipo de explorador, sistema operativo, nombre de dominio, tiempo de acceso y las direcciones de los sitios web de procedencia; mediante el uso de éstas herramientas no se recolectan directamente Datos Personales de los usuarios. También se recopilará información acerca de las páginas que la persona visita con mayor frecuencia en estos sitios web a efectos de conocer sus hábitos de navegación. No obstante, el usuario de los sitios web de LA EMPRESA tiene la posibilidad de configurar el funcionamiento de las “cookies”, de acuerdo con las opciones de su navegador de internet.

13. SEGURIDAD DE LOS DATOS PERSONALES

LA EMPRESA, en estricta aplicación del Principio de Seguridad en el Tratamiento de Datos Personales, proporcionará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. La obligación y responsabilidad de LA EMPRESA se limita a disponer de los medios adecuados para este fin. LA EMPRESA no garantiza la seguridad total de su información ni se responsabiliza por cualquier consecuencia derivada de fallas técnicas o del ingreso indebido por parte de terceros a la Base de Datos o Archivo en los que reposan los Datos Personales objeto de Tratamiento por parte de LA EMPRESA y sus Encargados. LA EMPRESA exigirá a los proveedores de servicios que contrata, la adopción y cumplimiento de las medidas técnicas, humanas y administrativas adecuadas para la protección de los Datos Personales en relación con los cuales dichos proveedores actúen como Encargados.

14. TRANSFERENCIA, TRANSMISIÓN Y REVELACIÓN DE DATOS PERSONALES 

LA EMPRESA podrá entregar los Datos Personales a terceros no vinculados a LA EMPRESA cuando: a. Se trate de contratistas en ejecución de contratos para el desarrollo de las actividades de LA EMPRESA; b. Por transferencia a cualquier título de cualquier línea de negocio con la que se relaciona la información. 

En todo caso, en los contratos de transmisión de Datos Personales, que se suscriban entre LA EMPRESA y los Encargados para el Tratamiento de Datos Personales, se exigirá que la información sea tratada conforme a esta Política de Protección de Datos Personales y se incluirán las siguientes obligaciones en cabeza del respectivo Encargado:

  • Dar Tratamiento, a nombre de LA EMPRESA a los Datos Personales conforme los principios que los tutelan.
  • Salvaguardar la seguridad de las bases de datos en los que se contengan Datos Personales.
  • Guardar confidencialidad respecto del Tratamiento de los Datos Personales.

15. LEGISLACIÓN APLICABLE 

Esta Política de Protección de Datos Personales, el Aviso de Privacidad y el Formato de Autorización que hace parte de esta Política como Anexo 1, se rigen por lo dispuesto en la legislación vigente sobre protección de los Datos Personales a los que se refieren el Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 1727 de 2009 y demás normas que las modifiquen, deroguen o sustituyan. 

16. VIGENCIA 

Esta Política de Protección de Datos Personales está vigente desde el 05 de Mayo de 2015